Introducción al Tiempo y Asistencia

Uno de los recursos que se considera más importante en la mayoría de las empresas, es su Personal. La ausencia de parte de estos recursos, puede significar desde una disminución de la eficacia operativa hasta grandes pérdidas de dinero. Es por esto que empresas y organismos implementan sistemas que les permitan controlar a sus recursos humanos.

Los objetivos primordiales de un Sistema de Control de Tiempo y Asistencia, también llamados Control de Personal / Horario / Presentismo / Ausentismo, son dos:

1) Obtener Información de distinto tipo:
Niveles de Presentismo / Ausentismo, Cantidad de Llegadas Tardes, Cantidad de Horas Extra, Información de Horas o Días Trabajados por Persona o Sector, Informes según el Tipo de Hora o Día, Listados, Estadísticas.

2) Exportar a un Sistema de Liquidación de Haberes / Nómina:
para evitar cargas manuales en estos Sistemas, un Sistema de Control de Tiempo y Asistencia genera la exportación de la información en archivos o bases de datos que luego se importan directamente, evitando tediosos trabajos de carga manual.

Como consecuencias directas por la implementación de estos Sistemas, se obtendrá:

1) Disminución de los niveles de ausentismo y llegadas tarde.
2) Un control de la cantidad de horas extra.
3) La detección de situaciones anómalas en cuanto al cumplimiento de la jornada laboral.
4) Mayor motivación del Personal que cumple adecuadamente, al distinguirse en la medición.
5) Reducción de horas hombre necesarias para el control manual del tiempo y asistencia e ingreso de datos a los Sistemas de Liquidación.
6) Información de apoyo para cuestiones legales y para las aseguradoras del riesgo del trabajo.

Estos Sistemas, se componen básicamente de:
1) Un medio de identificación que utilizará el Personal (tarjetas, claves, huella, etc.).
2) Uno o varios Relojes Electrónicos de Personal.
3) Un software para descargar las marcaciones de los Relojes, procesar los datos y obtener los informes.

La selección del medio de identificación es muy importante, ya que según las características del Personal a controlar, las necesidades de seguridad, las posibilidades técnicamente realizables y el presupuesto, se definirá qué es adecuado en cada caso en particular. Para ver una descripción más detallada de los medios de identificación, recomendamos consultar la sección de Introducción en el Menú de Identificación.

» Elección del modelo

Acerca de los Relojes, existen diferentes modelos cada uno con características particulares. Su elección dependerá inicialmente del medio de identificación que se ha definido, ya que no todos los modelos soportan todos los medios.

Entonces otras variables, como la cantidad de usuarios que soporta, la cantidad de marcaciones que puede almacenar y el tipo de conexión que se utilizará para conectarse a la computadora que disponga del software correspondiente serán los factores que permitirán definir una necesidad técnica. Además, una serie de funciones complementarias como la impresión de comprobantes, la posibilidad de activar sirenas para marcar turnos, la eventual restricción horaria para realizar las marcaciones, la posibilidad de indicar un centro de costos y otras, complementarán dicha decisión.

Es posible que las necesidades técnicas puedan ser resueltas por más de un modelo, caso en el cual la decisión dependerá posiblemente de cuestiones económicas, de posibilidades futuras de expansión, y también en algunos casos, de consideraciones estéticas.

» Gamas de relojes

Podemos dividir los Relojes en tres gamas:

1) Gama Baja: en este nivel se encuentran el REI-500 y el Kit PyME (que incluye un REI-500). Este producto sencillo, posee características que lo orientan por su bajo costo a empresas pequeñas, o a sucursales de grandes empresas u organismos con requerimientos menores.

2) Gama Media: el REI-4000, es considerado por muchas empresas que lo tienen hace años, como el “irrompible”, dada su robusta estructura metálica. Combinando funcionalidad, doble display y variedad de tecnologías de identificación, cubre con un costo moderado variadas necesidades del mercado.

3) Gama Alta: en esta Gama de encuentra uno de los Productos Estrella de Intelektron que es el REI IN-1. Con lo último en tecnología de diseño electrónico, utilizando poderosos procesadores y cuantiosas memorias, brinda a las Empresas y Organismos una elegante combinación de estética y funcionalidad. Posee un soporte completo de todas las tecnologías, una gran cantidad de memoria, y funciones exclusivas. Junto con otros productos como el Hand-Punch, completan las opciones de Biometría. El REI IN-1 es un producto premiado por el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires por su Innovación Tecnológica, que le permite ofrecer en uno de sus modelos la lectura de Huella Digital, de excelente performance y con sobradas referencias de su exitosa implementación.

Todos los Relojes tienen en su denominación la sigla REI, que significa Reloj Electrónico Inteligente. Se dice que estos equipos son “inteligentes”, ya que no requieren de una computadora para funcionar, sino que ésta se utiliza eventualmente para su configuración y para la descarga de los datos (marcaciones), pudiendo el equipo funcionar de manera completamente autónoma.

» Software

En cuanto al software, el producto integrante de la Suite INWin, se denomina REIWin. Existen diversas versiones que se aplican según la necesidad:

• REIWin PyME: es la versión reducida del producto que se incluye dentro del Kit PyME. Esta versión no puede comercializarse fuera del Kit. Pensada para pequeñas empresas (hasta 50 legajos), con necesidades básicas de control y horarios semanales sencillos, sin trabajo nocturno. Esta versión utiliza una base de datos tipo MS Access, y los requerimientos de PC son bajos. (link a ficha técnica). {Link}
• REIWin Estándar: una versión del sistema que está pensada para empresas pequeñas y medianas, que soporta hasta 100 legajos, y que permite administrar horarios semanales y no semanales a través de su administración por turnos con horarios rotativos. También permite el cómodo manejo de horarios nocturnos y horarios de comida. Basada en una base de datos tipo MS Access, sus requerimientos de PC son medios. (link a ficha técnica). {Link}
• REIWin Full / Full Internacional: con una evolución de muchos años, y una permanente incorporación de funcionalidades, este producto sumamente configurable permite manejar todo tipo de Empresas y Organismos, adaptándose a las necesidades propias de cada organización. Soporta una cantidad ilimitada de legajos, y permite generar una gran variedad de horarios de distinto tipo, horarios rotativos, horarios nocturnos, control de comidas, días de más de 24 horas (útiles por ejemplo para guardias en hospitales) y es posible crear gran cantidad de tipos de hora. Soporta administración por horas o días, permite generar más de 100 informes distintos, puede funcionar en red con la adquisición de licencias adicionales, y puede incrementarse su funcionalidad por medio de módulos opcionales. La versión Internacional permite además la regionalización de los términos para adaptarse a distintos países y necesidades. Su base de datos está basada en MS Access, y los requerimientos de PC varían según la carga de datos a administrar. (link a ficha técnica). {Link}
• REIWin Enterprise / Enterprise Internacional: posee características similares a la versión Full, incorporando todos los módulos y mejorando notablemente su performance y su seguridad por medio de la utilización de una base de datos MS SQL Server. (link a ficha técnica). {Link}

La versión Enterprise cuenta con la enorme ventaja de tratarse de un producto Cliente-Servidor, donde un servidor de base de datos (MS SQL Server, provisto y administrado por el Cliente) provee los datos ya filtrados al Sistema, disminuyendo considerablemente el tráfico de red, aumentando la seguridad, permitiendo un nivel de almacenamiento de datos superior, y facilitando una mayor velocidad para el uso del Sistema desde múltiples terminales en las cuales se haya adquirido las licencias adicionales.
Todos los equipos y sistemas tienen una filosofía de diseño modular, permitiendo con el tiempo ir adaptando las funcionalidades del Sistema según las necesidades que vaya presentando la organización, a costos sensiblemente menores que un mero recambio tecnológico. En Intelektron, consideramos que una buena venta es cuando logramos la satisfacción de las necesidades de nuestro Cliente con una solución que le brinde los beneficios esperados a un costo razonable, teniendo en cuenta la tendencia de crecimiento de la Empresa u Organización. Es por esto que en algunos casos recomendamos a nuestros Clientes adquirir productos de menor rango inicialmente, para luego de un tiempo de evaluación, considerar su actualización a productos de mayor nivel.